Iedere medewerker is één keer per jaar jarig – een unieke kans om te laten zien dat jullie als werkgever om hen geven. Toch schiet het vieren van verjaardagen op het werk er in de drukte vaak bij in. Zonde, want een verjaardag is voor medewerkers juist hét moment waarop zij waardering verwachten. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat slechts 1 op de 10 werknemers iets ontvangt van zijn werkgever op de verjaardag, terwijl 43% dit juist als het belangrijkste waarderingsmoment beschouwt . Met andere woorden: hier ligt een enorme kans om het verschil te maken in personeelstevredenheid en werkgeluk.

Als HR- of cultuurmanager kun jij van iedere verjaardag een feestelijk hoogtepunt maken – zelfs met beperkte tijd en middelen. In dit blog leggen we uit waarom verjaardagen vieren zo belangrijk is en krijg je 7 praktische tips om direct toe te passen. Van kleine gebaren tot handige automatisering: zo zorg je dat geen enkele verjaardag nog ongemerkt voorbijgaat en dat collega’s zich echt speciaal voelen op hun dag!‍

Verjaardagen van medewerkers vieren: 7 tips om elke verjaardag op het werk speciaal te maken

Verjaardagen vieren op de werkvloer is meer dan een taartje eten. Het draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur en hogere betrokkenheid. Een jarige collega in het zonnetje zetten heeft een aantal duidelijke voordelen:

• Waardering tonen: Door stil te staan bij iemands verjaardag laat je zien dat die persoon méér is dan een “resource” – je waardeert hen ook op persoonlijk vlak. Dat gevoel van erkenning vergroot de loyaliteit en motivatie. Een felicitatie of klein cadeau zorgt dat medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen, wat weer bijdraagt aan hun werkgeluk .
• Teamspirit en saamhorigheid: Een verjaardag vieren doe je meestal samen. Even zingen, feliciteren, een stukje cake delen – het zijn momenten die collega’s dichter bij elkaar brengen. Het bevordert de teamgeest als iedereen meedoet en toont interesse in elkaar. Voor nieuwe of tijdelijke medewerkers is het een leuke manier om zich onderdeel van het team te voelen .
• Positieve sfeer & employer branding: Een bedrijf dat aandacht besteedt aan persoonlijke mijlpalen, creëert een warmere, prettigere werksfeer. Medewerkers vertellen thuis en op LinkedIn trots dat hun werkgever aan hun verjaardag dacht – dat is gratis employer branding! Bovendien geldt: gelukkige medewerkers zijn productiever en blijven langer.

Kortom, een verjaardag is kleine moeite, groot effect. Zelfs eenvoudige gebaren kunnen al een glimlach op iemands gezicht toveren en de week maken. Maar hoe pak je dit in de praktijk aan, zeker in een drukke organisatie? Hieronder 7 tips om iedere verjaardag onvergetelijk te maken, zonder dat het jullie als bedrijf te veel moeite kost.

‍

1. Zorg dat je geen enkele verjaardag vergeet

Consistentie is key: niets is zo teleurstellend als de ene medewerker wél volop aandacht krijgen op zijn verjaardag, terwijl een ander onbedoeld wordt vergeten. Begin daarom bij de basis: verzamel alle verjaardagen van je medewerkers op één plek en stel herinneringen in. Dit kan zo eenvoudig zijn als een gedeelde verjaardagskalender in Outlook of Google Calendar, of een lijst in jullie HR-systeem.

Belangrijk is dat iedereen binnen het team op tijd een seintje krijgt. Overweeg hiervoor een handige tool zoals Haployee. Haployee synchroniseert automatisch alle verjaardagen met jullie agenda en stuurt collega’s op tijd een notificatie wanneer iemand jarig is. Zo hoef je er niet elke week handmatig aan te denken – de software herinnert automatisch het team aan de verjaardag. Het resultaat: geen last-minute paniek meer omdat iemand tóch jarig blijkt te zijn, en elke medewerker krijgt consistente aandacht op zijn/haar dag.‍

Tip: Maak één iemand verantwoordelijk voor de “verjaardagskalender” (bijvoorbeeld de HR-assistent of office manager) om te controleren of de lijst up-to-date is – vooral bij nieuwe medewerkers. Met automatisering als vangnet voorkom je dat er iemand tussen de mazen van het net glipt.

2. Ken de jarige – pas de viering aan op de persoon

Niet iedere medewerker vindt een hoop bombarie even leuk. De een geniet ervan om in het middelpunt te staan met slingers en luid gezang, terwijl de ander het liefst zijn verjaardag stil voorbij laat gaan of wat rustiger viert. Toon respect voor die persoonlijke voorkeuren. Pols subtiel bij nieuwe medewerkers hoe zij het liefst hun verjaardag op het werk vieren.

Je kunt dit bijvoorbeeld al bespreken tijdens het onboardingproces of vragen via een kort formuliertje: Wil je dat we iets speciaals doen op je verjaardag? Zo ja, heb je voorkeuren? Sommige mensen hebben specifieke gewoontes (bijv. altijd vrij op hun verjaardag, of trakteren zelf graag). Als HR kun je deze info noteren. Zo voorkom je ongemakkelijke situaties.

Pas de omvang van de viering dus aan: voor de extraverte collega die het fantastisch vindt, kun je groots uitpakken; voor de meer introverte collega hou je het bij een kaart en een persoonlijke felicitatie zonder al te veel poespas. Het gebaar telt, zolang het oprecht is en past bij de ontvanger. Door hier rekening mee te houden laat je zien dat je de medewerker echt kent en respecteert – een sterk signaal van waardering.

3. Versier de werkplek en zet de jarige in het zonnetje

Een jarige job mag best duidelijk zichtbaar zijn! Het versieren van de (thuis)werkplek van de jarige is een simpele manier om iemand direct in feeststemming te brengen. Denk aan een paar vrolijke slingers boven het bureau, ballonnen aan de stoel, of een “Happy Birthday”-bordje op het scherm. Collega’s zien zo meteen wie er jarig is en zullen extra vaak even langslopen voor een felicitatie. Een leuk versierde werkplek zorgt ervoor dat de jarige zich de hele dag speciaal voelt .

Is jullie team grotendeels remote of hybride? Versier dan desnoods virtueel: zet een feestelijke achtergrond op in de videovergadering of stuur ’s ochtends een vrolijke e-card in de teamchat. Het gaat om het idee – de jarige laten merken dat niemand het vergeten is.

Zorg er ook voor dat de eerste felicitatie van bovenaf komt: laat de directeur, teamleider of HR-manager ’s ochtends even persoonlijk feliciteren. Dat kan face-to-face, maar een telefoontje of een videoboodschap wordt ook erg gewaardeerd. Die persoonlijke touch van het management geeft extra gewicht aan de waardering.‍

Voorbeeld: Bij sommige bedrijven krijgt de jarige een versierde stoel of zelfs een “birthday crown” op – het klinkt gek, maar veel mensen vinden dit stiekem erg leuk. Het draait om plezier op de werkvloer. Als dit bij jullie cultuur past, vooral doen! En vergeet niet een foto te maken voor op het intranet of de nieuwsbrief.

4. Laat collega’s persoonlijke felicitaties geven

Een verjaardag vieren op het werk is een teamgebeuren. Moedig collega’s aan om persoonlijke felicitaties te geven, bijvoorbeeld via een gezamenlijke kaart of een digitaal felicitatieboek. Leg een mooie kaart klaar enkele dagen van tevoren en laat iedereen die wil er iets leuks in schrijven voor de jarige. Een paar handgeschreven wensen of grapjes van collega’s maken vaak meer indruk dan een standaard kaartje van “de directie”.

Wanneer fysieke kaarten lastig zijn (bijvoorbeeld bij verspreide teams), kun je ook digitale felicitaties verzamelen. Haployee biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid voor collega’s om een persoonlijke boodschap of zelfs een korte videofelicitatie achter te laten. Al die berichten worden automatisch gebundeld tot een feestelijke collage voor de jarige. Zo voelt hij of zij de liefde van het hele team, ook als niet iedereen tegelijk aanwezig is.

Belangrijk is dat de felicitatie oprecht en persoonlijk is. Tip je collega’s desnoods een dag van tevoren: “Morgen is Sarah jarig, schrijf even iets leuks op haar kaart of via de app!”. Met een platform als Haployee krijgen collega’s ook een notificatie en een linkje waar ze hun boodschap kwijt kunnen – laagdrempelig en effectief. Het resultaat is een verzameling warme woorden die de jarige nog lang kan koesteren.‍

5. Verras de jarige met een attentie of cadeau‍

Een cadeau is niet verplicht, maar wel een heel mooi gebaar om de waardering tastbaar te maken. Veel bedrijven geven een kleinigheid op de verjaardag: denk aan een bos bloemen, een cadeaubon, een fles wijn of een leuk boek. Probeer het cadeau persoonlijk te maken. Wat weet je over deze medewerker? Een hobbykok maak je blij met een kookworkshop-bon, de sportieve collega met nieuwe gadget voor zijn sport, enzovoort. Het gaat niet om dure cadeaus, maar om het idee dat erover nagedacht is.

Vind je het moeilijk inschatten wat passend is? Maak gebruik van AI-cadeautips in Haployee – op basis van interesses van de medewerker doet het systeem suggesties voor het perfecte verjaardagscadeau, binnen het door jou aangegeven budget. Dat scheelt jou als HR veel zoekwerk en zo krijgt iedereen iets passends. Win-win!

Ook een klassieke keuze: geef elke jarige een vrije dag cadeau. In sommige organisaties is het standaardbeleid dat medewerkers vrij zijn op hun verjaardag (of een dag in die week naar keuze). Dit wordt vaak enorm gewaardeerd. Als vrij geven niet haalbaar is, kun je ook denken aan een kleiner extraatje zoals een half uurtje eerder naar huis, of een tegoedbon voor een massage/uitje. Het gaat erom dat de medewerker zich gevierd voelt.

6. Laat management persoonlijk feliciteren voor extra impact

Een felicitatie van collega’s is natuurlijk belangrijk, maar een persoonlijke boodschap vanuit het management maakt extra indruk. Als leidinggevenden persoonlijk feliciteren, voelen medewerkers zich nóg meer gewaardeerd en serieus genomen. Dit kleine gebaar van erkenning vanuit een hogere positie kan de loyaliteit en motivatie aanzienlijk versterken.

Hoe pak je dit aan?

• Zorg ervoor dat verjaardagen automatisch worden gecommuniceerd aan het management via een tool zoals Haployee.
• Vraag managers of leidinggevenden om een korte, persoonlijke videoboodschap of een telefoontje in te plannen. Een berichtje via Slack of Teams is ook effectief, zolang het maar persoonlijk en authentiek overkomt.
• Geef het management eventueel vooraf enkele standaard ideeën of voorbeeldteksten, maar stimuleer hen vooral om zelf een oprechte en authentieke boodschap over te brengen.

Door leiders oprecht betrokken te maken bij verjaardagsfelicitaties, geef je duidelijk aan dat medewerkers belangrijk zijn voor de organisatie. Dit draagt bij aan een open en waarderende cultuur waarin iedereen zich gezien voelt.

7. Maak verjaardagen onderdeel van je bedrijfscultuur‍

Het vieren van verjaardagen mag geen toevallige gebeurtenis zijn, maar moet bewust ingebed zijn in de bedrijfscultuur. Als medewerkers weten dat hun verjaardag ieder jaar consequent en met aandacht gevierd wordt, verhoogt dat niet alleen hun gevoel van waardering, maar ook hun betrokkenheid en loyaliteit. Maak van het vieren van verjaardagen daarom een vast ritueel binnen jouw organisatie.‍

Hoe integreer je verjaardagen effectief in je cultuur?

‍
• Leg verjaardagen vast in onboarding: Bespreek al tijdens het onboardingproces hoe medewerkers hun verjaardag graag vieren. Dit laat zien dat jullie dit serieus nemen vanaf dag één.
• Maak het onderdeel van HR-processen: Gebruik een tool zoals Haployee om verjaardagen automatisch te monitoren en herinneringen te versturen, zodat het een vanzelfsprekend onderdeel wordt van jullie processen.
• Benoem een ‘verjaardagsverantwoordelijke’: Geef één of twee personen binnen HR of het team de verantwoordelijkheid om de verjaardagskalender te beheren en vieringen te coördineren. Zo voorkom je dat iemand vergeten wordt.
• Wees consequent: Zorg ervoor dat elke medewerker, ongeacht functie, positie of locatie, op dezelfde aandacht kan rekenen. Dit versterkt een gevoel van rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid.

Door van verjaardagsvieringen een duidelijke prioriteit te maken, creëer je structureel een positieve sfeer en versterk je je employer branding. Medewerkers gaan trots over hun werkplek praten, wat resulteert in een hogere betrokkenheid en betere resultaten voor de organisatie.

‍