Privacy Verklaring

Privacyverklaring Haployee

Ingangsdatum: 09-10-2024

Haployee (hierna te noemen “Haployee”, “wij”, “ons” of “onze”) hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gebruiken en wat uw rechten zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Wij respecteren de privacy van onze gebruikers en verwerken alle gegevens conform de geldende wet- en regelgeving. De gegevens die wij via de Google Workspace API’s ontvangen, worden uitsluitend gebruikt voor de specifieke functionaliteiten van onze dienstverlening. Wij gebruiken, verzamelen of analyseren deze gegevens niet om generieke AI- of machine learning-modellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. Bovendien worden deze gegevens niet gedeeld met derden ten behoeve van dergelijke doeleinden.

‍1. Identiteit van de Verwerkingsverantwoordelijke

• Naam: Haployee
• Adres: Horst 2A, 5707GX Helmond
• E-mailadres: info@haployee.com 
• KvK-nummer: 95179933

‍2. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken van gebruikers van ons platform, beschikbaar via www.haployee.com (hierna: het “Platform”). 

‍3. Welke Gegevens Verzamelen Wij?‍

Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens van u verzamelen:
• Identificatiegegevens: Naam, functie, bedrijfsnaam.
• Contactgegevens: E-mailadres, telefoonnummer, postadres.
• Inloggegevens: Gebruikersnaam en wachtwoord.
• Financiële gegevens: Betalingsinformatie zoals creditcard- of bankgegevens.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, browserinformatie, bezoekgeschiedenis en klikgedrag op het Platform.
• Werknemersgegevens: Namen, verjaardagen, e-mail adressen en voorkeuren van uw werknemers (indien door u verstrekt).

‍4. Doeleinden van Verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Uitvoering van de Overeenkomst:‍

• Het aanmaken en beheren van uw Account.
• Het leveren van onze Diensten, waaronder het aanbieden van geautomatiseerde cadeausuggesties en het beheren van verjaardagen.
• Het verwerken van betalingen en het afhandelen van facturatie.

2. Communicatie:‍

• Het versturen van serviceberichten, updates en nieuwsbrieven (indien u zich hiervoor heeft aangemeld).
• Het beantwoorden van uw vragen en het verlenen van klantenservice.

3. Analyseren en Verbeteren:

• Het analyseren van gebruiksstatistieken om onze Diensten te verbeteren.
• Het personaliseren van uw ervaring op het Platform.

4. Wettelijke Verplichtingen:

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving en verplichtingen op grond van de AVG.

‍5. Rechtsgrondslagen voor Verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van een Overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Haployee.
• Toestemming: Voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingberichten vragen wij uw expliciete toestemming.
• Wettelijke Verplichting: Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn.
• Gerechtvaardigd Belang: Voor het verbeteren van onze Diensten en het beveiligen van het Platform.

‍6. Delen van Gegevens met Derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze Diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Mogelijke derden waarmee wij gegevens delen zijn:

• Betalingsproviders: Zoals Stripe, voor het verwerken van betalingen.
• Hostingproviders en IT-dienstverleners: Voor het hosten en onderhouden van het Platform.
• Juridische en financiële adviseurs: Indien noodzakelijk voor juridische of financiële doeleinden.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

‍7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wettelijk een langere bewaartermijn is vereist. Concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Accountgegevens: Tot 2 jaar na beëindiging van uw Account.
• Financiële gegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht.
• Communicatiegegevens: 1 jaar na afhandeling van uw vraag of klacht.

‍8. Beveiliging van Gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

• Encryptie van gegevensverkeer via SSL-technologie.
• Beveiligde servers en firewalls.
• Toegangscontrole tot onze systemen.
• Reguliere beveiligingsaudits en updates.

‍9. Cookies en Vergelijkbare Technologieën

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om het gebruik van het Platform te analyseren en te verbeteren. Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons cookiebeleid: https://docs.google.com/document/d/1SFAm0AVoLo6XH9vAgaRdY1XNonMANGJ1vWKVZmbnAV8/edit?usp=sharing.

‍10. Uw Rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
• Recht op Inzage: U kunt verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op Rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op Verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens.
• Recht op Beperking van Verwerking: U kunt de verwerking van uw persoonsgegevens laten beperken.
• Recht op Overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm opvragen.
• Recht van Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.
• Recht om Toestemming In te Trekken: Voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken.

‍Hoe U Deze Rechten Kunt Uitoefenen

U kunt een verzoek indienen door contact met ons op te nemen via info@haployee.com. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

‍11. Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

‍12. Internationale Gegevensoverdracht

Uw persoonsgegevens worden in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld door het gebruik van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

‍13. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op het Platform. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u informeren via e-mail of een melding op het Platform.

‍14. Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerking, kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mailadres: info@haployee.com
• Adres: Horst 2A, 5707GX Helmond
• Telefoonnummer: +31628742467